In tegenstelling tot POP3 is IMAP zo gemaakt dat de gebruikers van hun e-mail de berichten kunnen bekijken en bewerken zonder dat het nodig is om eerst alles op de eigen computer te laden. De IMAP-mailbox is dus een verlengstuk van de lokale mail-opslag: een "cloud-dienst" voor e-mail. Bovendien kan men hierdoor de mail op meerdere computers lezen, archiveren en beheren.
Door de dalende kosten van diskruimte, neemt de grootte van de mailboxen enorm toe, zodat nagenoeg geen communicatietijd meer verloren gaat aan onnutte digitale reclamefolders en andere spam.
Email wordt van de gebruiker naar de eigen provider gestuurd mbv “SMTP” en vandaar doorgestuurd naar de provider(s) van de ontvanger(s). Met IMAP kunnen de ontvangers de berichten met elke computer in hun mail-ruimte van de eigen provider lezen en beheren.